Када се не користе датотеке се налазе на спољашњим меморијама рачунара. А да би се користиле мора се њихов садржај учитати у оперативну меморију. Тај процес се назива „отварање“ датотеке (open file). Током рада са подацима који припадају датотеци повремено је потребно ажурирати податке, тј. садржај из оперативне запамтити на спољашњој. меморији. Овај процес се назива „ажурирање“ датотеке (updating file). Када се заврши са обрадом података из датотеке врши се њихово финално памћење на спољашњој меморији. При томе се врши тзв. „затварање“ датотеке (close file). Наведена манипулација са датотекама се може вршити аутоматски на нивоу програма за обраду података садржаних у датотеци. Међутим, најчешће сами корисници бирају датотеку чији садржај ће бити обрађиван. Ту се долази до значајног проблема у практичном коришћењу рачунара.
Чак и недовољно искусним корисницима је познато колико проблема може изазвати тражење датотека на спољашњим меморијама рачунара. Имајући то у виду пројектанти оперативних система су се трудили да на том плану пруше што бољу подршку корисницима. То се остварује кроз тзв. систем датотека (file system), о чему било речи у насловној секцији – Рачунар и подаци. Следећи корак у олакшавању рада са датотекама корисници су добили кроз тзв. графички оријентисани кориснички интефејс (GUI – Graphical User Interface). На наредној слици је приказан типичан изглед структуре система датотека на једној од јединица спољашње меморије.
Систем датотека рачунара
Да би се лакше манипулисало са датотекама оне су на спољашњим меоријама рачунара организоване у облику разгранатог стабла тзв. директоријума. Свакој јединици спољашњих меморија одговара тзв. корени директоријум (root) испод кога се налази ниво главних директоријума. Испод главних директоријума постоје поддиректоријуми. Као и датотеке директоријуми и поддиректоријуми имају своја имена. Именовање директоријума се по правилу врши на исти начин као и именовање датотека. Начелно гранање поддиректоријума по дубини је произвољно. Сваки директоријум и поддиректоријум могу да садрже везу ка другим поддиректориујмима или могу да садрже списак датотека које су му придружене.
Као што је већ речено све шире коришћење рачунара довело је до прилагођавања функција и начина коришћења рачунарских програма најширем кругу корисника. То је видљиво и на терминолошком нивоу. Да би се приближили обичном кориснику пројектанти оперативних система су уместо појма датотека увели појам документ. Пошто се документи одлажу у фасцикле или регистраторе термин директоријум је замењен термином фасцикла (folder). И поред напора пројектаната рачунара и рачунарске подршке огроман број датотека које срећу корисници предстваља један од највећих камена спотицања у раду са рачунарима. У оквиру ТИМ Портала већ је писано на тему „живота са милион фајлова“. У овој секцији ће се направити резиме тих разматрања кроз два текста.
Како "победити" датотеке?
Ова секција ТИМ Портала посвећена је анализи проблема у раду са датотекама. Пре свега мисли се на рад са великим бројем датотека са којима се чак и појединачни корисник рачунара сусреће. Основна тешкоћа је да се дође до жељене датотеке, јер се треба снаћи у шуми директоријума и датотека. А при томе често је заборављено и име датотеке и њена локација у структури стабла директоријума. Додатни проблем, али са тежим последицама може да представља губитак датотека или читавих директоријума. Јер током претраживања може доћи до случајног брисања неког од наведених ентитета.
Да би се шире указало на наведене и друге проблеме у раду са датотекама припремљена су два текста. У првом тексту, који носи наслов:
„ЖИВОТ СА МИЛИОН ФАЈЛОВА – Организација, управљање и чување рачунарских докумената“
Приказани су кориснички аспекти рада са датотекама. Комплетан текст је дат у облику PDF датотеке – TIM – Zivot sa milion fajlova-I deo
У другом тексту, који има наслов:
„ЖИВОТ СА МИЛИОН ФАЈЛОВА – Home/Office СЕРВЕР“
приказана су разматрања на плаану како поједноставити и аутоматизовати рад са датотекама. Комплетан текст је дат у облику PDF датотеке – TIM – Zivot sa milion fajlova-II deo